Schweizer Pensions- & Investmentnachrichten
„Der Kunde soll ein Kostendach verlangen”
Veröffentlicht am:  09. Oktober 2008

Der Markt für Pensionskassen-Software in der Schweiz ist sehr fragmentiert. Die Intransparenz unter den Anbieterleistungen und hohe Umstellungskosten hindern Pensionskassen, eine effiziente Lösung zu finden.
Doch es gibt welche.

Wenn es auf einer Stiftungsratssitzung um Software geht, packe er vorsorglich immer Kopfschmerztabletten ein, sagt der Stiftungsrat einer kleineren Pensionskasse. Denn es gebe kein Traktandum, über das man weniger wisse als über Informatik. Ungewissheit Nummer eins: Braucht die Pensionskasse überhaupt eine neue Software oder genügt eine programmierte Anpassung? Ungewissheit Nummer zwei: Welchen Effizienzgewinn bringt mir eine neue Software in Relation zu den Kosten pro Versicherten? Ungewissheit Nummer drei: Welcher Software-Anbieter bringt wirklich das, was er für teures Geld verspricht? Und schliesslich die Ungewissheit Nummer vier: Wer schenkt mir reinen Wein ein über die wirklichen Folgekosten eines Software-Entscheids? „Eine neue EDV zu evaluieren, ist wie Stochern im Nebel“, sagt der Stiftungsrat.

Die Frage nach der richtigen Software ist nicht nur ein Problem kleiner Pensionskassen, bei denen Einmalkosten überproportional stark zu Buche schlagen. „Das Problem trifft sowohl kleine Kassen als auch grosse Sammelstiftungen wie die Zurich und Swisslife“, sagt Hans Leuzinger, Chef von Less Informatik, einem der wichtigsten Pensionskassen-IT-Anbieter der Schweiz. Sein grösster Kunde ist die Bundeskasse Publica. Doch wie soll sich ein nebenberufliches Führungsgremium wie das der Stiftungsräte über die wahre Lage der Informatik klar werden?

Es gibt Hilfestellung für die genannten Ungewissheiten. Nummer eins: Braucht die Pensionskasse eine neue Software? Ein erster Hinweis ist, „wenn Mitarbeiter der Pensionskasse sich häufig über ihr EDV-System aufregen“, sagt Peter Stalder (Pseudonym, Name der Redaktion bekannt), Geschäftsführer einer Vorsorgestiftung. Zum Beispiel fehlerhafte Auszüge, Schadensfälle, die manuell berechnet werden müssen, der Import von Lohndaten, der wiederholt nicht klappt, die repetitive Erfassung einer gleichen Mutation auf verschiedenen Programm-Inseln und so weiter und sofort. Als externer Verwalter hat Stalder vor vier Jahren für den eigenen Betrieb eine Pensionskassen-Software evaluiert. Dabei beobachtete er viele umständliche und veraltete Programme: „Nicht selten müssen Sachbearbeiter Befehlscodes auswendig lernen oder in Handbüchern nachschlagen, um eine Handlung zu veranlassen. Das ist heutzutage inakzeptabel.“

Ein zweiter Hinweis für eine veraltete EDV ist ein hoher administrativer Aufwand. „Kassen, die unser Programm verwenden, weisen selten mehr als 260 Franken Verwaltungskosten aus“, sagt Leuzinger. Als Masszahl gilt das Verhältnis Versicherte pro Sachbearbeiter. Liegt sie unter 1.000, ist etwas faul. 1.200 bis 2.000 Kunden pro Mitarbeiter sind je nach Umfang der Arbeiten realistisch: „Wenn Schadensfälle wie die Invalidität zu den Aufgaben gehören, gilt eher die untere Zahl. Wenn zum Pflichtenheft nur die Finanzbuchhaltung und die technische Verwaltung gehören, sind 2.000 Versicherte pro Mitarbeiter realistisch, sofern man eine weitgehend automatisierte Software zur Verfügung hat“, so der Informatiker. Der Bedarf einer neuen Software misst sich also immer an der zu erwartenden Einsparung an manuellem Aufwand. Im Klartext: Die Kosten einer Pensionskassen-EDV gehen zulasten des Personalbudgets.

Wirtschaftlichkeitsüberlegungen im Blick

„Eine Wirtschaftlichkeitsüberlegung wäre wichtig anzustellen. In der Praxis sehe ich sie aber praktisch nie“, sagt Leuzinger, der schon viele Offertanfragen gesehen hat. Sollte der Pensionskassenverwalter nicht Hand bieten zur Überprüfung, so rät Stalder zu einem externen Audit, mit der Frage: Wie gut unterstützt die EDV den Geschäftsprozess der Pensionskasse?

Die Baarer Firma Cygnum führt solche Audits durch. Sie analysiert Personalverwaltungssysteme, darunter auch die einer Firmenpensionskasse. Für rund 6.000 bis 60.000 Franken („je nach Thema“) werden laut Geschäftsführer André Keidel Vorschläge zur Optimierung erarbeitet. „Rund 60 Prozent unserer Aufgaben sind betriebswirtschaftlicher Natur, 40 Prozent sind IT-Wissen. Gleichsam als Dolmetscher führen wir beide Seiten zu einem Ziel“, sagt Keidel.

Der häufigste Mangel bei Pensionskassen ist laut Fachleuten ein Informatik-Flickenteppich. Die Finanzbuchhaltung ist getrennt von der technischen Buchhaltung. Der aktive Versichertenbestand ist getrennt vom Rentnerbestand. Schadensfälle werden auf einem gesonderten Tool berechnet oder extern vergeben. Leuzinger nennt dies eine „historisch gewachsene EDV-Umgebung“. Günter Plahl, verantwortlich bei SAP für das Pensionskassenmodul, vermutet wirtschaftliche Ursachen: „Während Personalabteilungen laufend auf Effizienz getrimmt werden, dürfte dies bei Pensionskassen viel seltener der Fall sein. Die Prozesse sind dort oft sehr ‚hemdsärmelig’. Eine Kasse besteht typischerweise aus zwei bis drei Leuten. Vieles wird ‚von Hand’ gemacht. Der Workflow ist nicht grenzüberschreitend.“

Der zweithäufigste Mangel sind „Eingriffe in die Programmstrukturen statt Parametrisierung handelsfertiger Programme“, sagt der Verwalter einer kleineren, autonomen Pensionskasse. Damit begebe sich die Pensionskasse in die gefährliche Abhängigkeit eines einzigen Programmierers.

Doch es gibt offenbar gute Gründe, damit zu leben. Ein konkretes Beispiel: Die autonome Pensionskasse eines Branchenverbandes mit 1.100 Versicherten, 140 Rentnern und zwei Leistungsplänen hat eine wachsende Zahl von Leistungsfällen. Jährlich werden es fünf bis zehn mehr. Die Vermögensverwaltung läuft mittels Mandaten. Die Zulieferung von Lohndaten erfolgt durch über 100 Arbeitgeber. Die Kasse wird von einer einzigen Person geführt. Der Verwalter bekennt, dass „die Abwicklung aller Geschäftsvorfälle ohne EDV nicht zu bewältigen wäre“. Der Anschaffung einer automatisierten, integrierten Software stehen aber offenbar die Kosten entgegen: „Im Vergleich zu den Preisen für Büro-Standard-Software sind die Software-Kosten für die Abwicklung der beruflichen Vorsorge recht hoch.“ Deshalb setzt die Kasse in der Buchhaltung auf günstige Standard-Software und für die technische Verwaltung auf Spezial-Software: „Wichtig ist, dass die Schnittstellen optimal organisiert sind. Aus Sicherheitsgründen sind auch Doppelspurigkeiten in der EDV-Verarbeitung gezielt zuzulassen“, schreibt der Pensionskassenverwalter. So sei man mit dem Flickenteppich insgesamt zufrieden, dennoch würden Hard- und Software laufend erneuert. Momentan stehe für die Rentenverwaltung eine Neu-Evaluation bevor. Gleichzeitig werde der Internetauftritt neu bestellt, so der Verwalter. Wenn sich die Kosten im normalen Rahmen bewegen – „und dies tun sie, wenn wir nicht mit einer voll integrierten Luxuslösung arbeiten“ –, finde er dafür im Stiftungsrat auch Unterstützung. Dasselbe Gremium akzeptiert auch Verwaltungskosten in Höhe von 340 Franken pro Person – ein Drittel mehr als der Durchschnitt autonomer Kassen.

Was kostet das Umsatteln?

Das Beispiel zeigt, in welcher Schärfe sich die Kostenfrage im Alltag stellt. Es zeigt aber auch die Uninformiertheit der Verantwortlichen. Oder anders gesagt: die fehlende Transparenz des Marktes.

Tabelle: Pensionskassen-Verwaltungssoftware: die wichtigsten Marken und Anbieter; Quelle: eigene Zusammenstellung.

Immer mehr Anbieter offerieren ihre Software als Hosting mit einem passwortgeschützten Zugang über das Internet. Der Zugang ermöglicht jede erdenkliche Mutation und Auswertung. Dabei sind offenbar selbst weitgehend automatisierte Systeme vergleichsweise günstig zu haben.

Dies zeigt das Beispiel von Leuzingers Software VE2000. Sie vereint die Finanz-, Stiftungs- und technische Buchhaltung, Rentnerverwaltung, Schadensbearbeitung, Planofferten, Aufgaben- und Pendenzenverwaltung und bietet damit alles in einem. „Die Kosten belaufen sich auf 9 bis 12,50 Franken pro Versicherten und Jahr je nach Grösse der Kasse“, sagt Leuzinger. Zum Vergleich: In der September-Ausgabe der „Schweizer Personalvorsorge“ rühmt der IT-Verantwortliche der SBB-Pensionskasse Mario Fascetti 18 Franken pro Versicherten und Jahr als „vergleichsweise sehr tiefe IT-Kosten“ seiner inhouse gewarteten EDV.

Die oben stehende Pensionskasse – um beim Beispiel zu bleiben – würde für ihre 1.140 Versicherten und 140 Rentner jährlich eine Wartungsgebühr von 16.250 Franken bezahlen, das wären 4,6 Prozent des Verwaltungsaufwands (2006). Hinzu kämen Einmallizenzgebühren von maximal 70 Franken pro Versicherten. (Ab 2.000 Versicherten wären es 56 Franken, bei 3.000 Versicherten 51 Franken.) Und schliesslich kämen die Kosten der sogenannten Datenmigration hinzu, also Übernahmekosten von geschätzt 20.000 bis 30.000 Franken. Das komplette Umsatteln auf eine moderne Software würde demnach geschätzt 100 Franken Einmalkosten pro Versicherten verursachen. Dafür wären die Daten gesichert, die Updates gemacht und die Netzwerk- und Server-Hardware würden entfallen. Jede manuelle Übertragung von Finanz-, Stiftungs- und technischer Verwaltung würde überflüssig. Der Verwalter könnte sein Pensum reduzieren oder „bereit sein für eine Expansion“, so Leuzinger.

Das Vertrauen ist angeschlagen

Soweit das Versprechen. Wäre da nicht die Ungewissheit Nummer drei: Welcher Software-Anbieter bringt auch wirklich, was er für teures Geld verspricht? Eine jährlich erscheinende Übersicht der „Schweizer Personalvorsorge“ nennt alle Anbieter von Software und Outsourcing-Dienstleistern. Geht man auf die Internetprospekte der Anbieter, so werden die Programme in den höchsten Tönen gepriesen. „Unsere Software ermöglicht die Umsetzung ebenso innovativer wie flexibler Vorsorgekonzepte und eignet sich für praktisch alle Arten von Pensionskassen“, heisst es etwa bei der stark expandierenden Badener Firma Axenta für die Software Xplan. Viel versprechend beworben werden alle Programme. Die Wichtigsten heissen Peka, Win PKS, PV-Clan und Swiss Pension. „Doch in Realität halten nur einige wenige das Versprechen“, sagt Leuzinger.

Was das heisst, erfuhr Stalder vor vier Jahren. Er suchte ein voll integriertes System und evaluierte einen der sechs oben erwähnten, bedeutendsten Anbieter – welchen, muss aus Wettbewerbsgründen ungenannt bleiben. Nach der Installation stellte er fest, dass die Firma das System zu wenig durchdacht hatte und einen Support nicht zeitgerecht leistete. „Sie war völlig überfordert damit.” So zog er die Notbremse, verabschiedete den Anbieter und führte eine zweite Evaluation durch. Dabei schloss er einen Westschweizer Anbieter mit ein, die aufstrebende Software-Firma PKL aus Pully (bei Lausanne). Ihr Programm Antigua überzeugte ihn dermassen, dass er es anschaffte und es heute in der Deutschschweiz neuen Kunden empfiehlt. „Ein solch durchdachtes integriertes System der Prozesse einer Pensionskasse gibt es zu diesem Preis sonst nicht“, sagt Stalder. Neben der klassischen Einmallizenz, die mit 80.000 Franken ebenso hoch ist wie bei der Konkurrenz, vertreibt die PKL ihr System auch zu einer jährlichen Flatrate von 20 Franken pro Versicherten. „Damit begibt sich die Entwicklungsfirma ins Risiko und unterstreicht, dass sie an zufriedenen Kunden auch nach der Installation interessiert ist“, sagt Stalder. Mit anderen Worten: Die Ungewissheit über das Versprechen des Anbieters kann zwar nicht gelöst werden. Aber der Anbieter kann mit in die finanzielle Haftung genommen werden.

Bleibt die Ungewissheit Nummer vier: Wer schenkt mir reinen Wein ein über die Folgekosten eines Software-Entscheids?

„Das ist eine Frage der guten Vorbereitung“, sagt Less Informatik-chef Leuzinger. Er sieht den Fehler bei unvollständigen Pflichtenheften der Auftraggeber. Selbst kleinen Pensionskassen empfiehlt Leuzinger den Beizug eines Unternehmensberaters mit IT als Spezialität und nennt etwa den Zürcher Marco Betti als Referenz, der die Sammelstiftung Valitas und einen grossen Versicherer in der Software-Evaluation beraten hat. Auch Aon und Hewitt bieten solche Beratungen an. Der Software-Anbieter SAP zieht gar eine Zusammenarbeit vor und empfiehlt etwa die Berner HRS Informatik.

Der Offertposten, der Stiftungsräte am meisten erschreckt, sind die Migrationskosten. „Da kann tatsächlich viel zum Vorschein kommen“, sagt Leuzinger. Aufwendig sei vor allem, wenn einige Daten nicht elektronisch verfügbar seien und zuerst erfasst oder ergänzt werden müssen. Der Kunde soll ein sogenanntes Kostendach verlangen, rät Leuzinger. Also eine garantierte Höchstsumme. So weicht auch die letzte Ungewissheit einer maximal tolerierten Gewissheit.


Die häufigsten Rückstände in der IT

Die Baarer Firma Cygnum spezialisiert sich seit sieben Jahren auf Audits von EDV im Personalbereich. Firmenchef André Keidel nennt die häufigsten Mängel:

  1. Gärtchendenken und Grabenkämpfe zwischen Management und IT
  2. voreingenommene Sicht der sachlichen Zusammenhänge („jeder ist Experte“)
  3. unkoordinierte Mittelbeschaffung
  4. rudimentäre Evaluation
  5. keine IT-Strategie und -Ausrichtung
  6. mangelndes IT-Know-how und -Projektführung  AV

 


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